Deze privacyverklaring legt uit hoe Gevelwerken Limburg persoonsgegevens verwerkt via de website, GevelScan, chat, telefoon, WhatsApp, e-mail, locatie-inspecties, het CRM, offertes, afspraken, betalingen en de uitvoering van gevelwerk.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Gevelwerken Limburg is verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze verklaring beschreven verwerkingen. U bereikt ons via info@gevelwerkenlimburg.nl of 0475 7961 66.
Deze verklaring geldt niet voor websites of diensten van derden die een eigen privacyverklaring hebben.
2. Welke persoonsgegevens wij verwerken
- Identiteit en contact: naam, e-mailadres, telefoonnummer, contactvoorkeur en correspondentie.
- Project en locatie: adres, postcode, huisnummer, type pand, gevelzijde, bereikbaarheid, afmetingen, planning, opmerkingen en bekende schade of eerdere behandelingen.
- Beeld en inspectie: geüploade of gemaakte foto’s en video’s, metadata, gemarkeerde beeldzones, visuele bevindingen, metingen, proefvlak- en opleverinformatie. Beelden kunnen incidenteel personen, kentekens of huisnummers bevatten.
- Offerte en overeenkomst: pakketkeuze, prijzen, akkoord, handtekening, versienummer, afspraken, werkbonnen, klachten, garantie- en onderhoudsinformatie.
- Betaling en administratie: factuurgegevens, betaalstatus, transactie- of betalingskenmerk en gegevens die wettelijk in de administratie moeten staan. Volledige bank- of kaartgegevens worden doorgaans rechtstreeks door de betaaldienstverlener verwerkt.
- Website en beveiliging: IP-adres of een beveiligde hash daarvan, browser, apparaat, bezochte pagina, sessiegegevens, campagnebron, cookievoorkeuren en technische loggegevens.
- AI-uitvoer: conceptclassificaties, mogelijke zichtbare problemen, betrouwbaarheidsscores, veiligheidswaarschuwingen en behandelvoorstellen die aan foto’s of projectgegevens zijn gekoppeld.
Wij vragen niet bewust om bijzondere persoonsgegevens. Upload daarom geen identiteitsbewijzen, medische gegevens of andere niet-noodzakelijke gevoelige informatie.
3. Doeleinden en juridische grondslagen
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Aanvraag beoordelen, contact opnemen, inspectie of offerte voorbereiden | Uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om aanvragen zorgvuldig af te handelen |
| Afspraken plannen, overeenkomst uitvoeren, dossier en oplevering beheren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Factureren, boekhouding, belasting- en wettelijke administratie | Wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst |
| Fraude, spam, misbruik en beveiligingsincidenten voorkomen | Gerechtvaardigd belang bij veilige dienstverlening |
| Kwaliteit verbeteren, fouten onderzoeken en interne statistiek zonder onnodige identificatie | Gerechtvaardigd belang bij kwaliteitsbewaking |
| Google Analytics of vergelijkbare niet-noodzakelijke analysetechniek | Toestemming via de cookiebanner |
| Herkenbare projectfoto’s, testimonial of case openbaar publiceren | Toestemming of een andere vooraf toegelichte passende grondslag |
| Juridische aanspraken vaststellen, uitoefenen of verdedigen | Gerechtvaardigd belang en wettelijke rechten |
Wanneer verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming voor toekomstig gebruik intrekken. Dit maakt eerdere rechtmatige verwerking niet ongedaan.
4. Fotoanalyse en kunstmatige intelligentie
4.1 Medewerkers kunnen geselecteerde projectfoto’s en beperkte context handmatig laten analyseren via een zakelijke AI-API. Het doel is zichtbare aandachtspunten ordenen, ontbrekende foto’s signaleren, risico’s markeren en een conceptbehandelroute voorbereiden.
4.2 De uitkomst wordt niet gebruikt als zelfstandige bouwkundige diagnose en leidt niet zonder menselijke controle tot een definitieve methode, offerte of besluit met vergelijkbare ingrijpende gevolgen.
4.3 Wij proberen niet-noodzakelijke persoonsgegevens vóór analyse te beperken of af te schermen. Upload geen personen wanneer dat niet nodig is voor de gevelinspectie.
4.4 Voor de AI-functie kan OpenAI als dienstverlener worden gebruikt. Volgens de voorwaarden voor zakelijke API-data gebruikt OpenAI API-invoer en -uitvoer standaard niet om modellen te trainen, tenzij de klant daar uitdrukkelijk voor kiest. Bewaar- en beveiligingsinstellingen kunnen afhankelijk zijn van het gebruikte API-product en account.
4.5 Een bevinding kan onvolledig of onjuist zijn. U kunt uitleg, correctie of menselijke herbeoordeling vragen via info@gevelwerkenlimburg.nl.
5. Met wie gegevens kunnen worden gedeeld
Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor de genoemde doelen, waaronder met:
- hosting-, opslag-, e-mail-, back-up- en beveiligingsleveranciers;
- CRM-, planning-, communicatie- en automatiseringsleveranciers;
- OpenAI of een andere geconfigureerde AI-dienstverlener voor een handmatig gestarte beeldanalyse;
- Mollie of een andere betaaldienstverlener voor betaalverzoeken, transactieafhandeling en fraudepreventie;
- accountant, boekhouder, verzekeraar, juridisch adviseur of incassodienstverlener;
- onderaannemers, steigerbouwers, verhuurders of specialisten voor zover zij informatie nodig hebben voor het project;
- overheidsinstanties, toezichthouders of opsporingsdiensten wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of een zwaarwegend rechtmatig belang bestaat.
Met verwerkers maken wij waar vereist afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en toegestane verwerking. Wij verkopen geen persoonsgegevens aan adverteerders.
6. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige leveranciers of subverwerkers kunnen gegevens buiten de EER verwerken. In dat geval gebruiken wij een wettelijk doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of een andere toegestane waarborg, en beperken wij de doorgifte waar redelijkerwijs mogelijk.
7. Bewaartermijnen
| Gegevens | Richttermijn |
|---|---|
| Niet omgezette aanvraag en contactcorrespondentie | In beginsel maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact |
| Niet geaccepteerde offerte | In beginsel maximaal 24 maanden, tenzij langer nodig voor een lopend geschil of hernieuwd verzoek |
| Project-, inspectie-, contract-, oplever- en garantiedossier | Gedurende uitvoering en daarna in beginsel 7 jaar, of langer wanneer een wettelijke termijn, garantie, claim of technisch belang dit noodzakelijk maakt |
| Facturen en fiscale administratie | Ten minste de wettelijke bewaartermijn, doorgaans 7 jaar en waar toepasselijk langer |
| Beveiligings- en foutlogboeken | Meestal maximaal 90 dagen, tenzij een incident langer onderzoek vereist |
| Cookievoorkeur | Tot wijziging/intrekking of maximaal 24 maanden voordat opnieuw toestemming wordt gevraagd |
| Marketingtoestemming en gepubliceerde projectcase | Tot intrekking of zolang het doel redelijkerwijs bestaat; intrekking stopt toekomstig gebruik |
Wij kunnen gegevens eerder verwijderen of anonimiseren wanneer ze niet meer nodig zijn. Bij een juridisch geschil of wettelijke bewaarplicht kan verwijdering tijdelijk worden uitgesteld.
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder beveiligde verbindingen, toegangsbeperking, server-side opslag van API-sleutels, logging van belangrijke dossierhandelingen, afgeschermde klantlinks, back-ups en beperking van gegevens tot wat nodig is.
Geen systeem is volledig risicoloos. Vermoedt u misbruik, een verkeerd geadresseerde e-mail of onbevoegde toegang, meld dit dan direct via info@gevelwerkenlimburg.nl.
10. Uw privacyrechten
U kunt, afhankelijk van de situatie, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang en intrekking van toestemming. U kunt ook vragen welke bron of ontvangers zijn gebruikt.
Stuur uw verzoek naar info@gevelwerkenlimburg.nl. Wij kunnen redelijke informatie vragen om uw identiteit vast te stellen zonder meer gegevens te verzamelen dan nodig. Wij reageren in beginsel binnen één maand; bij complexe verzoeken kan de wettelijke verlenging gelden.
Rechten zijn niet absoluut. Een wettelijke bewaarplicht, rechten van anderen of het vaststellen en verdedigen van aanspraken kan betekenen dat wij niet alles direct verwijderen.
11. Vragen, bezwaar of klacht
Neem bij voorkeur eerst contact op via info@gevelwerkenlimburg.nl zodat wij uw vraag kunnen onderzoeken. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Deze verklaring kan veranderen wanneer onze diensten, leveranciers of wetgeving wijzigen. De actuele versie staat altijd op deze pagina; wezenlijke wijzigingen worden waar passend aanvullend gemeld.
